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25/02/2010 18:07

[Outlook] Dez passos para organizar melhor seus e-mails

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UOL Tecnologia

Mensagens: 262
Cadastro: 28/08/2009

Nível 1



Veja dez passos para organizar melhor seus e-mails


O UOL Tecnologia listou dez passos para você fazer uma faxina geral no seu Outlook para começar o ano com a caixa de entrada zerada, veja a seguir:


Passo 1: Antes de começar a deletar os e-mails, crie pastas para organizar melhor aqueles que você irá guardar. Para isso, vá em File/Arquivo e em New/Novo e clique na opção Folder/Pasta


Digite o nome desejado para a pasta. Crie quantas pastas forem necessárias para ajudar na organização


Passo 2: Você pode deixar as pastas mais utilizadas em destaque. Para isso, clique com o mouse na pasta desejada e arraste-a até a guia Favorite Folders/Pastas Favoritas. Se quiser, você pode ainda trocar a ordem das pastas, também arrastando e soltando cada uma delas


Passo 3: Crie regras para os e-mails que estão na Caixa de Entrada, para você não ter que arrastar manualmente cada e-mail para as pastas. Para isso, clique com o botão direito no e-mail e selecione Create Rule/Criar Regra. Se preferir, vá no próprio e-mail e no menu Actions/Ações e clique em Create Rule/Criar Regra


Especifique os parâmetros da regra: se você recebe sempre e-mails do chefe e quer guardar todos, marque a caixa From/De. Você pode também determinar a regra pelo assunto ou destinatário. Depois, selecione a pasta na qual deseja que o e-mail fique guardado em Move e-mail to folder/Mover e-mail para pasta


Passo 4: Sobraram mensagens na caixa? Manualmente organize cada uma delas nas pastas desejadas. Você pode fazer isso arrastando e soltando cada uma delas ou, se a mensagem está aberta, vá no menu File/Arquivo e depois em Move to Folder/Mover para pasta


Passo 5: Você pode liberar espaço no seu Outlook deletando e-mails com anexos grandes. O Outlook cria uma pasta automática para eles, chamada Large e-mails/E-mails grandes, dentro da pasta Search Folders. Caso queira salvar os anexos antes da operação, vá na mensagem e no menu File/Arquivo selecione a opção Save Attachments/Salvar Anexos. Na janela que se abre, selecione quais anexos irá salvar e clique em ok. Em seguida, escolha em qual pasta do computador deseja salvá-los e clique em ok


Passo 6: Você pode deixar as mensagens mais importantes sinalizadas com cores específicas. Para isso, vá no menu Tools/Ferramentas do Outlook e clique em Organize/Organizar. Uma guia será aberta com as opções de organização. Selecione o e-mail desejado e depois clique em Using Colors/Usando Cores e determine qual delas irá utilizar na mensagem. Dessa forma, ao abrir as pastas do Outlook, ficará mais fácil visualizar os e-mails mais importantes


Passo 7: Apenas deletar os e-mails não irá liberar espaço no seu Outlook. Uma opção é compactar as pastas. No menu File/Arquivo, clique em Data File Management/Gerenciamento de Arquivo de Dados. Depois, clique no arquivo de dados que você deseja compactar e depois clique em Settings/Configurações. Por fim, clique em Compact Now/Compactar Agora. A Microsoft recomenda que você mantenha o Outlook aberto depois de realizar esta operação


Passo 8: Agora, faça o backup dos e-mails. Vá em File/Arquivo e clique em Import and Export/Importar e Exportar. Clique em Export to a file/Exportar para um arquivo e depois em Next/Seguinte. Na lista, selecione Personal Folder File (.pst) e prossiga. Selecione as pastas que deseja copiar e Include Subfolders/Incluir Subpastas. Em Save exported file as/Salvar arquivo exportado como, direcione para a pasta ou dispositivo externo onde irá guardar o arquivo e finalize a operação


Passo 9: Agora que a caixa está limpa, você pode mudar o tipo de visualização dos e-mails, caso queira. A mais comum é por data, mas há outras opções. Vá em View/Exibição e clique em Arrange By/Organizar por e veja as opções disponíveis. O item Conversation/Conversação, por exemplo, agrupa os e-mails que possuem o mesmo assunto


Passo 10: Agora, programe-se! Use o calendário do Outlook e agende uma limpeza mensal para não acabar perdendo mensagens importantes. Assim, da próxima vez você economizará tempo na faxina e não deixará o trabalho para janeiro de 2011!


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Mensagem editada pelo moderador em 26/02/2010 16:28.
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-SpEcTrO-

Mensagens: 8554
Cadastro: 21/03/2007

Nível 4

Mensagem publicada em 25/02/2010 18:08
testarei em casa
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Ethan

Mensagens: 12867
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Nível 5

Mensagem publicada em 25/02/2010 18:09
bom tópico! 5*
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i'm a miner for a heart of gold
getting ready to relapse
sleepwalking through the city streets

pastel de vento

Mensagens: 970
Cadastro: 22/09/2009

Nível 0

Mensagem publicada em 25/02/2010 18:33
funciona mesmo!

Twist r0x

Mensagens: 11403
Cadastro: 06/06/2007

Nível 3

Mensagem publicada em 25/02/2010 18:47
CACILDS quem ainda usa OUTLOOK...

parece que os redatores de tecnologia não conhecem o Gmail e os marcadores...
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Phenom II x3 720 @ 3.6 + Zalman CNPS10X Performa // ECS A790GXM-AD3 // HIS Radeon HD 6770 1GB // 2x2GB DDR3 OCZ GOLD // Raid 0 - 2 x Western Digital Blue 500GB + Backup Samsung Sata II 1TB // Corsair TX 650W // 3RSystem K100 Black // 2.1 Extream Verdi // AOC 18,5" 936Swa // Win 7 x64 // GVT 15 MEGA

pastel de vento

Mensagens: 970
Cadastro: 22/09/2009

Nível 0

Mensagem publicada em 25/02/2010 19:04
Twist r0x
CACILDS quem ainda usa OUTLOOK...

parece que os redatores de tecnologia não conhecem o Gmail e os marcadores...

em empresa todo mundo usa...

em casa eu não uso mesmo... mas no trampo é obrigatório

Ethan

Mensagens: 12867
Cadastro: 23/07/2003

Nível 5

Mensagem publicada em 25/02/2010 19:45
Twist r0x
CACILDS quem ainda usa OUTLOOK...

quem trabalha. a maioria das grandes empresas usam outlook. e é bom... gmail é pessoal.
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getting ready to relapse
sleepwalking through the city streets

.:Googli:.

Mensagens: 10645
Cadastro: 09/05/2005

Nível 3

Mensagem publicada em 25/02/2010 22:55
Bom tópico, mas usuario caseiro nao usa outlook...

Mas Outlook 2003 + Exchange Server >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Vida
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Gamer Rig: x3 720 @ 3.4GHz || ASRock AOD790GX/128M || 4GB DDR2 800MHz Patriot || HD5850 1GB PowerColor || 500GB 7200.12 Seagate || OCZ 600W StealthXStream


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